Un employé responsable des aspects financiers (comptabilité, paiements, encaissements, etc.) peut avoir, au sein de nombre d'entreprises, beaucoup de pouvoir. La fraude financière interne, surtout dans les PME où les responsabilités sont concentrées, peut avoir un impact majeur. Le présent article aborde les grandes lignes des mesures à envisager pour réduire fortement le risque inhérent à ce type de fraude.

Quelques mots sur la problématique

Les médias font état de temps à autre de situations où des entreprises ou des artistes connus ont subi des sorties de fonds frauduleuses par un employé clé, sur un certain nombre d'années, alors que le délit n'a été constaté, dans nombre de cas, que lorsque les conséquences financières étaient devenues majeures, et souvent, lorsque la survie même de l'entreprise ou de l'entité était devenue menacée ou impossible. Et c'est sans compter tous les cas de fraudes financières internes non encore décelées, ou encore de fraudes financières déjà constatées mais non rapportées dans les médias pour des raisons évidentes.

Si vous avez accordé, dans votre entreprise, tous les pouvoirs à la personne responsable des aspects encaissements, décaissements, comtes bancaires etc..., c'est sans doute parce que vous aviez et avez toujours pleine confiance en cette personne, et c'est louable. Toutefois, c'était aussi le cas dans les entreprises qui ont été flouées, selon ce qui a été reporté dans les médias. Il va donc de soi que l'existence d'un tel niveau de confiance à l'égard d'une personne clé ne justifierait pas, en soi, de ne pas avoir mis en place un processus conforme aux saines pratiques.

Comment éviter la fraude financière de source interne à l'entreprise

Afin de réduire de façon significative les risques de fraude financière par un employé en charge des aspects financiers de l'entreprise, il est de mise d'adresser les aspects suivants de façon appropriée:

1. Séparation de tâches (ségrégation des fonctions)
2. Seconde validation pour certains des paiements
3. Audit interne ou externe
4. Contrôle d'accès et de permissions
5. Revue de relevés bancaires
6. Vérification de fournisseurs et de paiements
7. Favorisation d'une culture d'éthique
8. Assurance contre la fraude (garantie contre les malversations)

Pour chacun des items 1 à 7 ci-dessus, plusieurs mesures peuvent être mise en place, alors qu'une mesure peut, dans certains cas, être envisagée en ce qui concerne l'item 8.

Signes d'alerte de fraude potentielle :

• employé qui refuse de prendre des vacances ou de déléguer
• accès à trop de fonctions critiques (paiement, accès aux comptes bancaires, comptabilité)
• changement soudain de style de vie sans explication
• comportement opaque ou défensif lors de questions financières

Conclusion

En somme, considérant l'ampleur des enjeux en cause, en termes de risque financier et possiblement de menace à sa survie, il va de soi que toute entreprise dont la taille le justifie devrait se doter, si ce n'est pas déjà fait, d'un processus semblable à celui résumé ci-dessus, de sorte à gérer adéquatement cet aspect important d'une saine gestion de risques.

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